10 năng lực làm việc quan trọng mà HR cần biết

Việc tuyển dụng và phát triển nhân tài không chỉ đòi hỏi kỹ năng chuyên môn mà còn cần những năng lực làm việc phù hợp. Các chuyên gia nhân sự cần nắm bắt rõ những năng lực này để không chỉ hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững của đội ngũ nhân viên. Bài viết này sẽ giới thiệu 10 năng lực làm việc quan trọng mà HR cần biết để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, tối ưu hoá hiệu suất và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Năng lực làm việc là gì?

Năng lực thường được định nghĩa là sự kết hợp của kỹ năng, kiến thức, phẩm chất và hành vi cho phép một cá nhân thực hiện một nhiệm vụ hoặc hoạt động thành công trong một công việc cụ thể.

Các tổ chức định nghĩa năng lực là những hành vi có thể đo lường được trong công việc mà tổ chức mong muốn thấy ở lực lượng lao động hoặc nhân viên của mình. Đây là những đặc điểm hành vi và kỹ năng quan trọng của nhân viên, giúp tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Năng lực làm việc là sự kết hợp của kỹ năng, kiến thức, phẩm chất và hành vi cho phép một cá nhân thực hiện một nhiệm vụ
Năng lực làm việc là sự kết hợp của kỹ năng, kiến thức, phẩm chất và hành vi cho phép một cá nhân thực hiện một nhiệm vụ

Năng lực không chỉ quan trọng trong việc tuyển dụng mà còn quan trọng trong việc phát triển và giữ chân nhân viên hiện có. Tùy thuộc vào mô tả công việc, loại hình, bộ phận, ngành nghề và cấp bậc cần thiết, một tổ chức có thể tìm kiếm các bộ năng lực khác nhau.

Ví dụ, khi tìm kiếm một Quản lý Marketing Kỹ thuật số, tổ chức sẽ bao gồm kiến thức về Marketing Kỹ thuật số, tư duy phân tích, kỹ năng lập báo cáo, v.v. trong mô tả công việc.

Sự khác biệt giữa mô tả công việc và năng lực làm việc

Bản mô tả công việc, hay còn gọi là JD, dựa trên kết quả của phân tích công việc. Nó liệt kê các nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm mà ứng viên được chọn sẽ thực hiện trong công việc đó.

Năng lực công việc là một phần của các bản mô tả công việc. Dựa trên vai trò và chức danh công việc, các nhà quản lý tuyển dụng sẽ liệt kê một số đặc điểm chính, kỹ năng và các khía cạnh hành vi mà họ tìm kiếm ở ứng viên.

Những yếu tố này kết hợp lại được gọi là năng lực làm việc. Nói ngắn gọn, chúng ta có thể định nghĩa năng lực công việc là một yếu tố thiết yếu bao gồm kiến thức, kỹ năng hoặc thái độ cần thiết để thực hiện trong vai trò công việc đó.

Sự khác biệt giữa mô tả công việc và năng lực làm việc
Sự khác biệt giữa mô tả công việc và năng lực làm việc

Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa mô tả công việc và năng lực làm việc thông qua một ví dụ:

Vị trí: Nhân viên viết nội dung

Trách nhiệm công việc:

  • Thực hiện nghiên cứu từ khóa và sử dụng các phương pháp SEO tốt nhất để tăng lưu lượng truy cập vào trang web của công ty
  • Thực hiện nghiên cứu sâu về các chủ đề liên quan đến ngành để phát triển nội dung gốc nhằm tránh bị phạt vì sao chép nội dung bởi các công cụ tìm kiếm lớn
  • Phát triển nội dung độc đáo cho blog, bài viết, mô tả sản phẩm, mạng xã hội và trang web của công ty
  • Tạo các tiêu đề và nội dung chính cuốn hút, sáng tạo và độc đáo để thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu
  • Hỗ trợ nhóm marketing phát triển nội dung cho các chiến dịch quảng cáo
  • Đọc lại nội dung để kiểm tra lỗi và sự nhất quán
  • Chỉnh sửa và trau chuốt nội dung hiện có để cải thiện khả năng đọc
  • Xác định nhu cầu của khách hàng và đề xuất nội dung mới và cấu trúc nội dung của chúng để giải quyết những thiếu sót trong nội dung hiện tại trên trang web của công ty

Các kỹ năng cần có:

  • Viết bài SEO
  • Viết sáng tạo
  • Đọc và sửa bài viết
  • Kỹ năng thuyết trình
  • Giao tiếp tốt
  • Phối hợp nhóm

Trong bản tuyển dụng cho vị trí Nhân viên viết nội dung ở trên, HR đã liệt kê chức danh công việc, địa điểm làm việc, trách nhiệm công việc và một số kỹ năng quan trọng. Tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về vị trí công việc được gọi là bản mô tả công việc. Tuy nhiên, các kỹ năng quan trọng được liệt kê là một phần của năng lực làm việc mà không công ty đang tìm kiếm ở ứng viên để thực hiện công việc.

Các loại năng lực làm việc 

Mỗi cá nhân đều có bộ kỹ năng, đặc điểm, hành vi và phẩm chất riêng biệt khiến họ phù hợp với một vai trò công việc. Năng lực giúp nhân viên trong một tổ chức hiểu rõ những hành vi và mức độ hiệu suất được kỳ vọng để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Năng lực không chỉ là những kỹ năng cần có mà còn là những hành vi mà tổ chức mong muốn và sẽ đánh giá cao, công nhận hoặc khen thưởng nếu nhân viên thể hiện chúng.

Vì có rất nhiều năng lực mà nhân viên có thể phát triển, nhưng được chia thành 3 loại chính như sau: Năng lực Hành vi, Năng lực Chức năng và Năng lực Lãnh đạo.

Năng lực Hành vi

Như tên gọi, năng lực hành vi liên quan đến các kỹ năng mềm và đặc điểm hành vi mong đợi của một nhân viên. Những năng lực này là cần thiết với bất kể vai trò công việc, loại hình hay vị trí của nhân viên trong tổ chức. Đây là những kỹ năng cơ bản giúp một người tồn tại trong môi trường tổ chức cạnh tranh và hợp tác.

Còn được gọi là Năng lực Cốt lõi hoặc Năng lực Chung, những năng lực này rất quan trọng đối với hiệu suất của một nhân viên trong tổ chức. Sáng tạo, lòng trắc ẩn, tính độc đáo, tự nhận thức, tự tạo động lực, tham vọng, khát vọng nghề nghiệp và quản lý thời gian là một số năng lực cơ bản tạo nên cốt lõi của nhân cách một nhân viên. Cũng như không ai có thể đứng vững mà không có xương sống, không một nhân viên nào có thể tồn tại mà không có những năng lực nền tảng này.

Năng lực hành vi
Năng lực hành vi

Năng lực Chức năng

Không giống như các năng lực cốt lõi về hành vi, năng lực chức năng là đặc trưng cho một ngành, phòng ban hoặc loại hình công việc cụ thể. Do nhu cầu thị trường liên tục thay đổi, các doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức khác nhau để tồn tại và phát triển. Mỗi doanh nghiệp đòi hỏi một số năng lực cụ thể sẽ mở đường cho sự thành công.

Năng lực chức năng là yếu tố không thể thiếu đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào vì chúng tập trung vào kiến thức chuyên môn, sự hiểu biết về kỹ thuật và các yếu tố liên quan khác cần thiết để doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Nhân viên được kỳ vọng sẽ có một bộ kỹ năng phù hợp liên quan đến loại công việc, mô tả công việc và vị trí của họ trong cấu trúc của một tổ chức.

Ví dụ về Năng lực Chức năng: Bán hàng, tiếp thị, kế toán, nghiên cứu, kiến thức về máy tính, đào tạo & phát triển, lập kế hoạch kinh doanh.

Năng lực Lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng cần thiết, đặc biệt đối với các vị trí quản lý nhóm và vị trí cao trong một tổ chức. Có một danh sách dài các năng lực mà một nhà lãnh đạo cần có để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, có một số năng lực cơ bản cần thiết để một nhân viên giữ vị trí lãnh đạo. Chúng có thể dựa trên năm yếu tố quan trọng: khả năng tư duy, liêm chính, tác động và ảnh hưởng đến người khác, kỹ năng giao tiếp và kiến thức kinh doanh.

Trong khi bốn yếu tố đầu là các đặc điểm cơ bản giúp một nhân viên trở thành nhà lãnh đạo giỏi, thì kiến thức kinh doanh lại đặc biệt quan trọng. Một nhà lãnh đạo giỏi trong việc quản lý cấp dưới, có khả năng giao tiếp tuyệt vời nhưng không có kiến thức về kinh doanh hoặc ít nhất là một ngành liên quan sẽ khó thành công.

Năng lực Lãnh đạo
Năng lực Lãnh đạo

10 loại năng lực làm việc mà HR cần biết

Làm việc nhóm

“Làm việc nhóm là khả năng cùng nhau làm việc hướng tới một tầm nhìn chung. Khả năng hướng những thành tựu cá nhân tới các mục tiêu của tổ chức. Đó là nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được những kết quả phi thường.” – Andrew Carnegie

Trách nhiệm

Từ điển Macmillan định nghĩa “trách nhiệm” là ” trạng thái hoặc công việc chịu trách nhiệm về ai đó hoặc điều gì đó và đảm bảo rằng những gì họ làm hoặc những gì xảy ra với họ là đúng đắn hoặc thỏa đáng “.

“Trách nhiệm không phải được trao, mà là được lựa chọn. Nếu một công việc được giao cho bạn thì đó là tính cách cốt lõi của bạn, bạn coi đó là trách nhiệm hoặc chỉ là công việc. Và sự lựa chọn của bạn sẽ được nhìn thấy rõ ràng vào cuối cùng. Hoặc là kết quả hoặc là cái cớ.”- Simple Vedant

Khả năng nhạy bén

Khả năng nhạy bén có thể được định nghĩa đơn giản là “ khả năng hiểu được điều gì làm nên sự thành công của một doanh nghiệp hoặc tổ chức ” và “ luôn cập nhật những diễn biến và phát triển hàng ngày trong thế giới kinh doanh và thương mại ”.

Khả năng nhạy bén
Khả năng nhạy bén

Ra quyết định

Ra quyết định là quá trình thu thập thông tin, xem xét khả năng của bạn, so sánh chúng và lựa chọn một phương án hành động. Ra quyết định là một quá trình phức tạp và kết quả có thể tác động đến toàn bộ tổ chức.

Giao tiếp

Khả năng giao tiếp với đồng đội, quản lý và khách hàng là yêu cầu thiết yếu đối với bất kỳ công việc nào trong một tổ chức. Các nhà tuyển dụng yêu cầu kỹ năng giao tiếp trên hầu hết các vị trí công việc. Điều mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở một ứng viên là khả năng truyền đạt thông tin theo cách chuyên nghiệp, chính xác và dễ hiểu đối với người khác.

Khả năng lãnh đạo

“Một nhà lãnh đạo là người biết đường, đi đường và chỉ đường.” – John C. Maxwell

Năng lực lãnh đạo là yếu tố thiết yếu của một người quản lý. Là một người có khả năng lãnh đạo, bạn cần hiểu và truyền đạt mục tiêu, phân công nhiệm vụ, đặt ra thời hạn và thúc đẩy nhân viên.

Nhân viên muốn thăng tiến lên các vai trò quản lý được yêu cầu phải có năng lực lãnh đạo. Khả năng lãnh đạo của một nhân viên được đánh giá dựa trên sự tương tác của họ với các nhân viên khác, cấp dưới của họ, cách họ xây dựng mối quan hệ với người khác và cách họ xử lý xung đột.

Chính trực & đạo đức

“Một người không có đạo đức là một con thú hoang được thả vào thế giới này.” – Albert Camus

Liêm chính và đạo đức là những yếu tố định hình con người và các nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên trung thực, có đạo đức và liêm chính. Nhân viên đáng tin cậy và làm việc một cách có đạo đức được biết đến là những người xây dựng mối quan hệ tốt hơn với những người khác trong tổ chức. Năng lực này giúp nâng cao nỗ lực của cả đội và mang lại giá trị cho các quy trình của tổ chức.

Khả năng cam kết

Đây là khả năng thực hiện công việc với tiêu chuẩn cao nhất. Một nhân viên có năng lực cam kết sẽ biết cách đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng và cố gắng để đạt được. Công việc không có kết quả rõ ràng sẽ không được hầu hết các tổ chức công nhận. Để thành công, việc đặt mục tiêu, xác định các bước thực hiện và đạt được kết quả là một phần không thể thiếu trong công việc của nhân viên.

Khả năng cam kết
Khả năng cam kết

Là một nhân viên sẽ có những lúc bạn phải đưa ra quyết định nhanh chóng để giải quyết một vấn đề. Khả năng giải quyết vấn đề với sự bình tĩnh, tư duy phản biện và tiếp nhận thông tin tối đa sẽ là năng lực giải quyết vấn đề của bạn.

“Giải quyết vấn đề thành công đòi hỏi phải tìm ra giải pháp đúng cho đúng vấn đề. Chúng ta thường thất bại vì chúng ta giải quyết sai vấn đề hơn là vì chúng ta đưa ra giải pháp sai cho đúng vấn đề.” – Russell & Ackoff

Năng lực tổ chức

Một nhân viên có kỹ năng tổ chức biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng, quản lý thời gian hợp lý, sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả và nhờ đó đạt được kết quả tốt hơn

Nhà tuyển dụng ưu tiên tìm kiếm những ứng viên có thể quản lý hiệu quả thời gian, khối lượng công việc, trách nhiệm và tập trung vào mục tiêu. Năng lực tổ chức thường được đề cập trong các mô tả công việc như quản lý thời gian, tối ưu hóa nguồn lực, đạt được kết quả,…

Nắm vững 10 năng lực làm việc quan trọng này sẽ giúp HR đưa ra những quyết định tuyển dụng và phát triển nhân sự chính xác hơn, góp phần xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và gắn kết. Mỗi năng lực không chỉ hỗ trợ cá nhân hoàn thành tốt công việc mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển của tổ chức. Bằng cách đầu tư vào việc hiểu rõ và phát triển những năng lực này, doanh nghiệp có thể thúc đẩy thành công trong tương lai và thích nghi với mọi biến động của thị trường.