Mô hình OKR đã được các “ông lớn” như Amazon, Google,… khai thác tối đa giá trị để đem lại những lợi ích đáng kể trong thiết lập, đo lường và kiểm soát mục tiêu doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng EDTEXCO tìm hiểu rõ mô hình OKR là gì vá cách triển khai OKR đạt hiệu quả nhất nhé!
Mô hình OKR là gì?
Mô hình OKR là viết tắt của Objective and Key Results, được hiểu là mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là một mô hình quản lý mục tiêu được nhiều tổ chức sử dụng để định hướng và đo lường hiệu suất công việc. OKR giúp xác định các mục tiêu (Objectives) mà tổ chức hoặc cá nhân muốn đạt được và các kết quả chính (Key Results) để đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu đó.
Các thành phần chính của OKR:
- Objectives (Mục tiêu): Là những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu phải rõ ràng, dễ hiểu, có tính định hướng và mang tính thách thức nhưng khả thi.
- Key Results (Kết quả chính): Là những chỉ số cụ thể, định lượng để đánh giá mức độ thành công của mục tiêu. Mỗi mục tiêu thường có từ 2 đến 5 kết quả chính. Key Results phải đo lường được và có thể đánh giá rõ ràng mức độ đạt được.
Ví dụ về OKR:
Mục tiêu (Objective): Tăng trưởng doanh thu trong quý 4.
Kết quả chính (Key Results):
- Doanh thu từ đơn hàng online tăng ít nhất 5%
- Tăng lợi nhuận 3% bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất
- Chi phí hoạt động giảm 50.000 VNĐ cho mỗi đơn vị hàng hóa
Như bạn có thể thấy, mục tiêu thì rộng hơn trong khi kết quả chính thì cụ thể và cho thấy việc bám sát để đạt được mục tiêu.
Lợi ích của việc triển khai mô hình OKR
Mô hình OKR được xem là một trong những phương pháp quản lý đội ngũ tốt nhất. Nó cho phép các tổ chức đặt mục tiêu và theo dõi tiến trình một cách hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích khiến bạn cân nhắc áp dụng OKR cho doanh nghiệp của mình:
Sự liên kết mục tiêu tốt hơn
OKR giúp duy trì sự hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu của công ty và hướng dẫn các nhóm cùng tiến tới một mục tiêu chung. Nói đơn giản, các nhóm tạo ra các OKR chung, từ đó thúc đẩy sự hợp tác rộng rãi và mượt mà, mà không chồng chéo công việc của nhau. Điều này có nghĩa là mỗi nhóm có các nhiệm vụ khác nhau, nhưng vẫn hướng tới một Mục tiêu chung.
Định nghĩa về thành công sẽ giống nhau cho tất cả mọi người, do đó các quản lý và nhân viên có thể sắp xếp công việc và mục tiêu của họ theo sứ mệnh của công ty.
Tạo sự gắn kết
Nhân viên thường tham gia nhiệt tình hơn khi họ thấy giá trị thực sự và ý nghĩa trong công việc của mình, đặc biệt là khi họ biết rằng công việc của họ đang đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Họ cần biết rằng công việc của họ đang góp phần đạt được điều gì đó lớn lao.
Nhiều lần, bạn sẽ thấy nhân viên than phiền rằng công việc của họ không được công nhận. Họ bị cuốn vào công việc hàng ngày và dần mất định hướng. Mô hình OKR giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép họ đặt mục tiêu ở cả cấp độ cá nhân và nhóm/công ty, đồng thời tạo ra sự liên kết giữa chúng.
Tăng cường sự tập trung
Điều tuyệt vời nhất về mô hình OKR là nó cho phép các nhóm ưu tiên những công việc có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp.
Bằng cách sử dụng chu kỳ kiểm tra hàng tuần hoặc hàng tháng, tiến trình của các mục tiêu được theo dõi thường xuyên. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xuất hiện, hoặc kế hoạch thay đổi đột ngột, OKR cho phép nhanh chóng điều chỉnh và đặt lại các kết quả quan trọng cần đạt được trước.
Cải thiện mức độ hiệu suất
Mô hình OKR là về việc đặt ra các mục tiêu đầy thách thức. Tại sao lại như vậy?
OKR khuyến khích các tổ chức phấn đấu nhiều hơn so với những gì họ nghĩ có thể đạt được, bằng cách đặt ra những mục tiêu thách thức hơn. Thông thường, nếu bạn đạt được 80% những mục tiêu khó khăn này, điều đó có giá trị nhiều hơn so với việc đạt 100% các mục tiêu không đầy tham vọng.
Tăng cường tính minh bạch
Minh bạch đến từ việc giao tiếp mở, và điều này có thể khó đạt được nếu không có con đường rõ ràng để giao tiếp và giám sát các mục tiêu của doanh nghiệp.
Thông qua mô hình OKR, các mục tiêu của công ty được đặt ra và xem xét trong một khoảng thời gian đã được xác định trước. Những mục tiêu này sau đó được theo dõi và đo lường để đảm bảo rằng mọi người đều đang hướng đến cùng một mục tiêu chung. Khi tất cả mọi người đều biết rõ những gì được mong đợi từ họ, và mỗi cá nhân đều làm việc để đạt cùng một Mục tiêu, điều này mang lại sự liên kết và minh bạch cao hơn tại nơi làm việc, đồng thời loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
Phản hồi và cập nhật thường xuyên
Hầu hết các tổ chức chỉ cung cấp phản hồi cho nhân viên của họ một lần mỗi năm, tức là trong các buổi đánh giá hiệu suất cuối năm. Do đó, nhân viên không có cơ hội cải thiện trong suốt thời gian làm việc.
Vì mô hình OKR yêu cầu cập nhật và đánh giá liên tục các mục tiêu và kết quả quan trọng, nên nó làm tăng cường sự giao tiếp giữa nhân viên, đồng nghiệp và quản lý. Do đó, các biện pháp điều chỉnh kịp thời có thể được triển khai trong suốt quá trình làm việc, giúp tăng khả năng đạt được mục tiêu.
4 sai lầm khiến doanh nghiệp triển khai OKR thất bại
Dưới đây là một số lỗi phổ biến khi doanh nghiệp triển khai mô hình OKR:
Đánh giá quá cao khả năng của mình, không dựa vào kết quả đo lường thực tế
Một sai lầm phổ biến khi triển khai mô hình OKR là các doanh nghiệp thường tự tin vào khả năng của mình mà không dựa trên kết quả đo lường thực tế. OKR cần phải dựa trên dữ liệu và các kết quả có thể đo lường được để đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra khả thi và phù hợp. Việc đánh giá quá cao khả năng mà không có sự kiểm tra và điều chỉnh thực tế dễ dẫn đến việc không đạt được mục tiêu, làm giảm động lực của đội ngũ.
Chưa hiểu đúng về bản chất OKR
Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ bản chất của mô hình OKR, dẫn đến việc triển khai sai cách. Mô hình OKR không chỉ là công cụ để theo dõi tiến độ, mà là một phương pháp chiến lược để tạo ra sự tập trung và thống nhất trong tổ chức. Không hiểu đúng cách sử dụng OKR có thể dẫn đến việc đặt ra các mục tiêu không phù hợp hoặc không có tính liên kết với chiến lược dài hạn của công ty.
Lẫn lộn giữa KPI và OKR
Một trong những sai lầm lớn nhất là nhầm lẫn giữa KPI và OKR. Trong khi KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất theo quy trình hoạt động hiện tại, mô hình OKR lại hướng đến các mục tiêu tham vọng hơn và tạo ra thay đổi trong tương lai. Nếu lẫn lộn giữa hai khái niệm này, doanh nghiệp có thể đặt ra những mục tiêu quá an toàn và không thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo.
Đặt OKR theo hướng chủ quan của cấp trên, không có ý kiến teamwork
Việc đặt mô hình OKR chỉ dựa trên quan điểm cá nhân của cấp trên mà không có sự đóng góp từ đội ngũ là một sai lầm. OKR hiệu quả là sự kết hợp giữa chiến lược của công ty và ý kiến của các thành viên trong nhóm. Thiếu sự hợp tác từ dưới lên trên sẽ khiến OKR trở nên thiếu thực tế và khó thực hiện, dẫn đến việc không đạt được kết quả như mong đợi.
Không sử dụng phần mềm hỗ trợ
Có một câu nói cổ xưa nhưng luôn đúng: “Cái gì không tiến ắt sẽ lùi”. Trong việc triển khai mô hình OKR, công nghệ là yếu tố không thể thiếu. Nếu chỉ quản lý OKR thủ công qua Google Sheets hoặc Excel, quy trình sẽ trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót, đặc biệt khi công ty mở rộng quy mô. Phần mềm hỗ trợ OKR giúp theo dõi tiến trình, phát hiện vấn đề kịp thời và tạo ra sự minh bạch trong quá trình thực hiện. Không có sự hỗ trợ của công nghệ, việc quản lý OKR trở thành một thách thức lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Việc sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và điều chỉnh OKR, tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả hơn. Trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, phần mềm OKR là giải pháp cần thiết để giúp doanh nghiệp đạt được sự đồng nhất và bền vững trong quá trình tăng trưởng.
Các bước triển khai mô hình OKR
Bước 1: Xác định Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Result)
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập từ 3 đến 5 mục tiêu rõ ràng và cụ thể để tránh rơi vào tình trạng mục tiêu mơ hồ, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch chiến lược. Mục tiêu nên đủ thử thách để tạo động lực cho nhân viên phát huy tối đa khả năng. Đối với các Kết quả then chốt (Key Result), cần đảm bảo rằng chúng có thể đo lường được và phản ánh chính xác tình hình thực tế của doanh nghiệp, thông qua việc hoàn thành các bước cụ thể trong quy trình OKR.
Bước 2: Xây dựng hệ thống quản lý OKR
Các phần mềm quản lý là công cụ hữu ích để theo dõi và điều chỉnh tiến độ thực hiện OKR. Tuy nhiên, không nên quá phụ thuộc vào chúng. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần nắm vững quy trình và mục tiêu cốt lõi để tránh bị lạc hướng, tập trung vào những điểm trọng yếu, thay vì làm việc không đúng định hướng ban đầu.
Bước 3: Thảo luận mục tiêu với lãnh đạo cấp trung
Việc triển khai mô hình OKR cần có sự đồng thuận từ các lãnh đạo cấp trung, thông qua các cuộc họp nhằm thu thập ý kiến đóng góp từ các bộ phận khác nhau. Đây cũng là cơ hội để làm rõ phương pháp áp dụng OKR vào từng công việc, đồng thời nhận diện các thách thức và cơ hội mà hệ thống OKR mang lại.
Bước 4: Truyền tải chiến lược mô hình OKR đến toàn công ty
Khi chiến lược mô hình OKR đã được xác lập, toàn bộ công ty cần được thông tin chi tiết về mục tiêu và kết quả mong đợi. Mỗi nhân viên cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình thực hiện, từ đó có định hướng và nỗ lực phù hợp để đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp.
Bước 5: Các bộ phận họp bàn và thiết lập mục tiêu cá nhân
Các trưởng bộ phận sẽ phân công công việc và thảo luận cùng nhân viên để xác định các nhiệm vụ cá nhân sao cho phù hợp với khả năng của mỗi người. Cuộc thảo luận này thể hiện tinh thần dân chủ và sự tôn trọng ý kiến của nhân viên, giúp tạo ra sự thấu hiểu lẫn nhau giữa quản lý và nhân viên.
Bước 6: Tổng hợp, phân tích và trình bày OKR
Sau khi thu thập ý kiến từ các nhân viên, trưởng phòng sẽ tổng hợp và gửi báo cáo về mô hình OKR cho ban lãnh đạo. Khi đã đạt được sự thống nhất về kế hoạch và thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty để triển khai lộ trình chi tiết nhằm đảm bảo đạt được kết quả như mong đợi.
Bước 7: Theo dõi và quản lý mô hình OKR cá nhân
Việc theo dõi OKR của từng cá nhân cần được thực hiện đều đặn bằng các phần mềm hỗ trợ. Ban đầu, quản lý sẽ cần giám sát và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, chủ động và tuân thủ quy trình. Khi nhân viên đã quen với hệ thống, năng suất làm việc sẽ tăng lên rõ rệt.
Bước 8: Đánh giá chiến lược OKR
Kết quả OKR sẽ được đánh giá dựa trên Kết quả then chốt, từ đó tạo ra thang điểm để đánh giá Mục tiêu. Thang điểm OKR từ 0 đến 1.0, với 0 điểm là không đạt được gì, 0.6-0.7 là mức độ an toàn, cho thấy kế hoạch đi đúng hướng, và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.
Bài viết trên đây đã cung cấp cái nhìn tổng quan về mô hình OKR cũng như các bước triển khai hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn!